Versão: 1.0.0
Data de criação: 03/06/2026
Última atualização: 03/06/2026
Status: Rascunho — Pendente revisão jurídica
⚠️ Nota para revisão jurídica: Os prazos de retenção têm impacto direto na conformidade com a LGPD, no Código Civil (prescrição) e em obrigações fiscais/trabalhistas. Validar todos os prazos com advogado especializado antes da publicação.
Sumário
1. Objetivo
2. Escopo
3. Categorias de Dados e Prazos de Retenção
5. Dados Após Cancelamento da Conta
6. Dados de Respondentes de Formulários
9. Backups
11. Solicitações de Eliminação Antecipada
1. Objetivo
Esta política define por quanto tempo o Forms2You retém diferentes categorias de dados, com base nas finalidades de tratamento, obrigações legais e legítimos interesses operacionais.
O Forms2You adota o princípio da minimização de dados: retemos apenas o que é necessário, pelo tempo necessário.
2. Escopo
Esta política se aplica a todos os dados pessoais e operacionais tratados pelo Forms2You, incluindo:
Dados de Clientes (usuários da plataforma)
Dados de respondentes de formulários (tratados como operador)
Dados técnicos e de logs
Dados de faturamento
3. Categorias de Dados e Prazos de Retenção
Tabela resumo
| Categoria | Prazo de retenção | Base |
|---|---|---|
| Dados de conta ativa | Enquanto a conta está ativa | Execução do contrato |
| Formulários e respostas (conta ativa) | Enquanto a conta está ativa | Execução do contrato |
| Dados após cancelamento (exportação) | 30 dias | Interesse legítimo / facilitar portabilidade |
| Dados após cancelamento (definitivo) | Eliminados após 30 dias | Minimização de dados |
| Logs de autenticação e acesso | 12 meses | Segurança / interesse legítimo |
| Logs de aplicação | 90 dias | Operacional |
| Dados de faturamento | 5 anos | Obrigação legal (fiscal) |
| Backups | 30 dias de retenção rotativa | Continuidade operacional |
| Dados em disputa judicial | Até resolução + prescrição | Defesa em processo |
[REVISAR] — Validar todos os prazos com advogado, especialmente os fiscais (podem variar conforme o tipo de documento) e os de prescrição civil.
4. Dados de Contas Ativas
Enquanto a conta estiver ativa e paga (ou no período de trial), o Forms2You retém:
Dados de perfil do Cliente (nome, e-mail, empresa)
Formulários criados e suas configurações
Respostas coletadas pelos formulários
Configurações de integrações e webhooks
Histórico de atividade da conta
Esses dados são necessários para a prestação dos serviços contratados.
5. Dados Após Cancelamento da Conta
5.1 Período de exportação (30 dias)
Após o cancelamento ou encerramento da conta (por qualquer motivo), os dados permanecem acessíveis por 30 dias exclusivamente para fins de exportação pelo Cliente.
Durante esse período:
O Cliente pode exportar formulários e respostas em CSV
O acesso às funcionalidades da plataforma é revogado
Não é possível criar novos formulários ou coletar novas respostas
5.2 Eliminação definitiva
Após os 30 dias do período de exportação, todos os dados da conta são eliminados permanentemente, incluindo:
Dados do perfil do Cliente
Formulários e suas configurações
Respostas coletadas
Configurações de integrações
O Forms2You não se responsabiliza por dados não exportados pelo Cliente antes da eliminação.
5.3 Exceções à eliminação
Alguns dados podem ser retidos por período adicional por obrigação legal:
Dados de faturamento: 5 anos (ver seção 8)
Dados em disputa: até resolução + prazo de prescrição aplicável
6. Dados de Respondentes de Formulários
O Forms2You atua como operador dos dados coletados pelos formulários dos Clientes. Portanto:
Os dados de respondentes seguem o ciclo de vida da conta do Cliente;
Quando a conta do Cliente é encerrada e os dados são eliminados, os dados dos respondentes também são eliminados;
O Cliente (controlador) é responsável por definir seus próprios prazos de retenção para os dados que coleta — o Forms2You retém enquanto necessário para a prestação do serviço.
Para solicitações de eliminação de dados de respondentes específicos, o respondente deve contatar o Cliente que criou o formulário (o controlador). O Forms2You pode auxiliar tecnicamente, se solicitado pelo Cliente.
7. Dados de Logs e Segurança
7.1 Logs de autenticação e acesso
Retidos por 12 meses.
Incluem: tentativas de login, IPs, timestamps, eventos de autenticação.
Finalidade: segurança, investigação de incidentes, prevenção a fraudes.
7.2 Logs de aplicação
Retidos por 90 dias.
Incluem: erros de aplicação, eventos técnicos, rastreamento de performance.
Esses logs são configurados para não conter dados pessoais sensíveis (senhas, conteúdo de respostas, dados de cartão).
7.3 Logs de auditoria de ações sensíveis
Retidos por 12 meses.
Incluem: exportações de dados, alterações de permissão, exclusões de formulários.
8. Dados de Faturamento
Retidos por 5 anos conforme obrigações fiscais aplicáveis. [REVISAR]
Incluem: histórico de cobranças, notas fiscais, dados de assinatura.
Após o período obrigatório, são eliminados.
9. Backups
9.1 Política de backup
Backups automáticos diários do banco de dados PostgreSQL
Retenção dos backups: 30 dias em rotação (backup mais antigo é sobreposto pelo mais novo)
Backups armazenados em local separado do servidor principal
9.2 Retenção de backups vs. eliminação de dados
A eliminação de dados de uma conta específica não é refletida imediatamente nos backups existentes. Os backups de rotação com dados da conta serão sobrescritos naturalmente dentro do ciclo de 30 dias.
Para situações em que a eliminação imediata dos backups seja exigida (ex: ordem judicial), o Forms2You avaliará caso a caso. [REVISAR]
9.3 Restauração de backups
Backups são restaurados apenas para fins de recuperação de desastres, nunca para acesso a dados de contas já encerradas.
10. Eliminação Segura
10.1 Método de eliminação
Dados eliminados pelo Forms2You são apagados de forma que a recuperação seja inviável:
Registros de banco de dados: DELETE permanente (sem soft delete após o prazo)
Arquivos de upload: exclusão do storage externo (R2 ou equivalente)
Dados em cache (Redis): expiração automática
[REVISAR] — Verificar com a equipe técnica se existe soft delete implementado e ajustar esta política conforme a implementação real.
10.2 Backups e eliminação
Ver seção 9.2.
11. Solicitações de Eliminação Antecipada
11.1 Pelo Cliente
Um Cliente pode solicitar a eliminação antecipada de seus dados entrando em contato com o suporte ou pelo painel (quando disponível).
Nos comprometemos a processar solicitações de eliminação em até 15 dias úteis. [REVISAR]
Dados retidos por obrigação legal não podem ser eliminados antes do prazo obrigatório.
11.2 Por respondente de formulário
Respondentes de formulários devem contatar o Cliente que criou o formulário para solicitar eliminação de suas respostas. O Forms2You executará a eliminação técnica mediante solicitação do Cliente.
11.3 Como solicitar
E-mail: privacidade@forms2you.com.br [REVISAR]
12. Revisão desta Política
Esta política é revisada:
Anualmente, no mínimo;
Quando houver mudanças na legislação aplicável;
Quando houver mudanças significativas na infraestrutura ou nos serviços.
*Documento elaborado para fins de revisão jurídica. Prazos de retenção devem ser validados com advogado especializado em LGPD, direito fiscal e defesa do consumidor antes da publicação.*